현대 직장인에게 이메일이란 떼려야 뗄 수 없는 업무 방식입니다. 하지만 보통 회사에서 이메일 작성 교육을 따로 해주지 않다 보니 신입사원은 팀 내외로 제안 메일, 공지 메일을 발송할 때마다 어려움을 겪죠. 요즘은 이메일보다 메신저를 많이 쓰기 때문에 평소에 메일 작성할 일이 많지 않다는 점도 한 몫 했습니다.
사실 비즈니스 이메일 작성, 그리 어렵지 않습니다! 일반적으로 사용하는 순서가 있기 때문에 구조만 잘 인지하고 있으면 쉽게 작성할 수 있거든요. 이메일 하나만 읽어봐도 그 사람의 업무 실력을 파악할 수 있는 만큼, 비즈니스 메일 작성법을 미리 숙지해두고 예쁨 받는 신입이 되어 보세요!
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비즈니스 메일 구조 파악하기 🔍
"개성을 담아 나만의 메일 주소를 만들어야지" ❌
회사에 입사하면 업무용 이메일 주소를 새로 부여받게 됩니다. 이때 회사에서 메일 주소를 통일하여 정해주는 경우도(ex. 이니셜) 있으나 대부분 스스로 정하게 될 텐데요. 비즈니스에서 이메일 주소는 곧 나의 얼굴이기 때문에, 개성을 담고 싶다는 욕심은 잠깐 내려놓고 이름으로 설정하는 게 좋습니다. 보통 이름.성 형식을 많이 사용하지만 회사 내에 동명이인이 있다면 숫자를(ex. 생일) 추가해도 좋아요.
"CC 했어?" 과CC ❌ 참조 ⭕️
'과CC(Campus Couple)'라는 용어가 더 익숙한 분들! 회사에서 통용하는 CC(Carbon Copy)는 이메일에서 "참조"를 뜻해요. 빠르고 정확한 업무 처리를 위해 메일을 보낼 때 수신자 뿐만 아니라 해당 메일 내용을 꼭 알고 있어야 하는 사람들에게도 참조인으로 발송해야 하는 경우가 많습니다.
💡 참조(CC) : 받는 사람과는 별개로 이 메일의 내용에 대해 알아야 할 사람을 뜻해요. 프로젝트를 같이 하고 있는 팀원은 꼭 참조해야겠죠?
💡 숨은 참조(BCC) : 참조와 사용방법은 같으나, 다른 수신자의 메일 주소를 모르게 하고 싶을 경우에 사용해요. 주로 단체 메일에서 활용합니다.
제목 = [목적] 주제 ⭕️
직장인이라면 응당 하루에 수십 개의 메일을 받게 될 거예요. 중요한 메일일수록 수신자가 그냥 지나치지 않도록 모호한 제목보다는 메일의 목적을 명확히 밝힌 제목을 사용해야 합니다. 이때 [대괄호]를 사용하여 메일을 강조하는 동시에, 수신자가 검색 키워드로 활용할 수 있도록 의미가 모호한 단어가 아닌 누구나 이해할 수 있는 키워드를 넣어 작성하는 것이 중요합니다.
| 안 좋은 예시 | 좋은 예시 |
|---|---|
| - 부장님 안녕하세요! - 안녕하세요 000입니다 - 보고서 파일입니다 |
- [공지] 9월 보안점검 실시 안내 - [마케팅팀] 주간회의 회의록 공유 - [에어클래스] 클래스 오픈 안내 |
구구절절 ❌ 본문은 필요한 핵심만 ⭕️
우리는 편지를 쓰는 게 아니라 업무와 관련된 커뮤니케이션을 하고 있음을 인지해야 합니다! 간결하게 작성하여 가독성을 높이는 것이 훨씬 깔끔하고 의미 전달도 효율적으로 할 수 있어요. 하지만 상사나 거래처에 메일을 보낼 때는 예의를 갖추는 것도 중요하겠죠. 따라서 일반적인 비즈니스 메일은 아래와 같은 흐름을 따릅니다.
이때 주의해야 할 점은, 이메일을 작성할 때 꼭 장문의 줄글로 작성하지 않아도 된다는 거예요. 오히려 항목으로 간단하게 정리하거나 중요한 부분에는 밑줄, 볼드, 컬러로 강조해 주는 것이 한눈에 이해하기 좋습니다.
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비즈니스 메일 필력 수직 상승 팁 ✍🏻
업무 메일 작성법을 이해했지만, 여전히 실전에서 어떻게 활용하면 좋을지 고민이라면 메일 작성 시 필력 수직 상승할 수 있는 팁까지 얻어 가세요!
📌 메일 스레드 활용하기
같은 주제로 의견을 나누고 있다면 ‘새 메일’보다는 답장을 이용해 메일 스레드를 생성해 보세요. 반면 같은 상대에게 보내는 메일이라도 주제가 다르다면 새로운 메일을 발송하는 게 좋고요. 메일 스레드는 이후 수신자가 히스토리를 살펴보며 핵심 메시지를 정확히 파악할 수 있는 장치가 됩니다.
* 이메일 스레드(e-mail thread) : 최초 이메일부터 답장이 쭉 이어진 리스트
📌 잘 써진 메일은 보관하기
백지 화면에 비즈니스 메일을 작성해 나가는 게 어렵다면, 평소에 자신이 참조되는 메일을 유심히 읽어보세요! 팀에서 공유되는 메일 중 유난히 이해가 잘 되고 깔끔하게 느껴지는 메일이 있을 거예요. 이런 메일들은 따로 보관해뒀다가 추후 업무 메일을 작성할 때 참고하면 좋습니다.
📌 첨부파일은 꼭 체크하기
이미 발송했는데 첨부파일이 누락되었다면 곤란하겠죠. 평소 메일을 작성할 때, 첨부파일을 먼저 업로드해 둔 후에 내용을 작성하는 습관을 들인다면 실수를 줄일 수 있습니다. 파일 원본을 첨부할 때는 수신자가 한글 등 오피스 프로그램이 없는 경우도 있으니 원본 파일과 함께 pdf 파일을 발송하는 업무 센스도 발휘해 보세요!
최근 팀 내에서 사용할 수 있는 업무 커뮤니케이션 툴이 대거 등장했지만 여전히 이메일이 가장 많이 활용되고 있습니다. 특히 입사한지 얼마 되지 않은 신입사원 분들, 또는 메일 사용 횟수가 적어 비즈니스 메일 작성에 어려움을 느끼던 분들께 이 글이 도움이 되었길 바랍니다.
